Utveckling av digitala arbetssätt och processer hos statlig myndighet

Länsstyrelsen Västra Götaland hade övergått till en digital hantering av ärenden och genomfört en omfattande organisationsförändring, som bland annat innebar att stora delar av det administrativa ansvaret centraliserades.

Preeras uppdrag var att utföra en nulägesbeskrivning av strukturella delar i Länsstyrelsen Västra Götalands arbetssätt och processer kopplade till digital ärendehantering samt att påbörja designen av ett framtida önskat läge i form av en preliminär målbild för digitalisering.

Utifrån ett holistiskt angreppssätt analyserades olika perspektiv inom myndigheten; exempelvis organisation, kompetens och förmåga samt information och teknologi.

”Preeras syn på förändringsarbete är att både strukturella och kulturella perspektiv måste tas om hand för att förflytta organisationen enligt strategin. Den struktur som väljs påverkar människors sätt att förhålla sig till sitt arbete och till varandra – och vice versa. Organisationens kultur i sin tur påverkar människors sätt att förhålla sig till strukturen i allmänhet, däribland digitala arbetssätt och processer.”

När nuläget analyserats och en benchmark över andra offentliga aktörers digitala transformation genomförts levererade Preera ett antal rekommendationer med avgörande faktorer för framgång för Länsstyrelsen Västra Götalands fortsatta utvecklingsarbete.

Sandra Brantebäck, Vattendirektör på Länsstyrelsen Västra Götaland, berättar mer:

Vilka var de viktigaste utmaningarna i Länsstyrelsens digitala arbetssätt?

Vi hade börjat arbeta med att få in alla ärendetyper digitalt, men vi nyttjade inte fördelarna med ett digitalt arbetssätt. Detta orsakade friktioner i verksamheten som vi behövde få bort. Dessutom har alla myndigheter fått utmaningen från regeringen att bli mer digitala och Länsstyrelserna står inte redo. Vi behövde skapa en grund att stå på och därför valde vi att ta in extern expertis, eftersom det alltid är svårt att själva identifiera/se var vi står.

Vilka var framgångsfaktorerna i projektet?

Att vi arbetade i workshops, med en tydlig inriktning vad vi skulle nå. Vi involverade både högsta ledningen och mellanchefer, men också handläggare. Vi började med intervjuer, som hölls av Preera. Min uppfattning är att detta gav en bild av var vi stod, som sedan kunde guida oss vidare i arbetet.

Vad tillförde externt stöd i utvecklingsarbetet?

Preeras expertis inom området och förmågan att strukturera arbetet och hålla tempot. Preera införde också flera verktyg för att arbeta med utveckling på en bra nivå. Detta gjorde att vi inte fastnade i diskussioner om metoden, utan fokuserade på resultatet.

Kontakt

Andreas Dencker

Kontakta Andreas om du är nyfiken på att höra mer om på vilket sätt Preera kan vara ett stöd inom digitala förändringsarbeten.
Ring +46 708 43 90 34