Riksarkivet tog vara på engagemang och drivkraft via kulturanalys med CTT

”Vårt utvecklingsarbete hade tidigare fokuserat mycket på strukturella aktiviteter, t ex omorganisation och nya roller och ansvar. När vi satte belysning på kulturfrågorna, och vilka beteenden som är nödvändiga för att utveckla myndigheten i enlighet med nya externa krav och förväntningar, fick vi många nya insikter och vi kunde skapa en gedigen och prioriterad färdplan som tar helhetsgreppet på myndighetens utveckling. Det har skapat trygghet i utvecklingsarbetet ”.

Riksarkivet har överinseende över den statliga arkivverksamheten. Organisationen har cirka 500 anställda på ett tiotal platser i landet och är en av Sveriges äldsta myndigheter med anor från 1600-talet. Att göra arkiven tillgängliga och öka användningen av det gemensamma kulturarvet är Riksarkivets högsta prioritet och myndighetens främsta drivkraft. Preera har haft förtroendet att stötta Riksarkivet i utvecklingsarbetet under flera år.


Karin Åström Iko, myndighetens chef och Riksarkivarie berättar mer.

Vilka är de viktigaste utmaningarna för organisationen just nu?

–        Vi går sedan 2010 från att vara ett antal självständiga och regionala myndigheter till en myndighet. Den förändringen har ännu ej nått sin fulla potential även om vi över åren har anpassat såväl organisation och arbetssätt. Det finns mycket engagemang i organisationen för att vårda och bevara det gemensamma kulturarvet så att det förblir tillgängligt även för kommande generationer, men vi vill bli än bättre.

–        Riksarkivet möter, liksom många andra organisationer, utmaningar i och med digitaliseringens möjligheter och förväntningar på myndigheten. För att utföra vårt uppdrag och vår verksamhet behöver vi olika kompetenser. Å ena sidan behöver vi kunskaper som rör: bevarande av kulturarv, historia, kontakter med forskningssamhället. Å andra sidan behöver vi kunskaper om hur vi ska digitalisera våra arkiv och samlingar så att de blir än mer sökbara och tillgängliga. Riksarkivet arbetar även med det som ska bli framtidens historia som e-arkiv, informationsförvaltning och öppen data. Alla dessa kunskapsområden hänger starkt ihop och är en förutsättning för varandra.

–        De här utmaningar har också fått oss att inse att förändringar i struktur och strategi inte är tillräckligt, vår organisationskultur lägger hinder för att vi ska gå i land med det vi vill. Det behövs även fokuserade aktiviteter vad gäller vår organisationskultur. Vi driver därför med stöd av Preera en kulturanalys (enligt CTT-metoden*) med efterföljande samtal i grupper med samtliga medarbetare. Arbetet började först i ledningsgruppen och fortsatte sedan med delaktighet i hela organisationen.

Vad är viktigt för dig som ledare i utvecklingsarbetet? Vilka är framgångsfaktorna?

–        Jag ser tre tydliga komponenter. Det handlar om kommunikation, tydlighet och bred delaktighet. Dessutom behövs ett tydligt mål. Det är först då som chefer kan bygga tillit och trygghet i en organisation så att medarbetare verkligen vill följa chefen, annars blir det inget. Det är för oss alla oftast mest bekvämt att göra som man alltid har gjort, för att man ska ändra sig och bidra i utveckling behöver man kunna lita på sin närmaste chef.

–        Det kanske allra viktigaste i utveckling och förändringen är därför att börja med dig själv, som ledare, som chef. Att reflektera över vad jag själv gör och hur jag behöver ändra mig är centralt. Ledningsgruppen måste också gå före, tillsammans med en organisations chefer. Det går aldrig att skapa förändring genom att enbart ”trycka” ut olika förändringsbudskap.

–        Sedan är det enormt viktigt att ha en plan redan från start, en plan som har ett långsiktigt perspektiv och initialt är så konkret som det bara går. Ofta är man så angelägen att komma i gång med en rad aktiviteter i början av ett utvecklingsarbete att aktiviteter på lite längre sikt känns svåröverskådliga, men genom att stanna upp lite grann och fundera på vad ska hända om t ex 6 månader av det vi gör idag, då skapar man mer uthållighet, säger Karin Åström Iko.

Vad tillför ett externt stöd i utvecklingsarbetet?

–        Med Preera får vi tillgång till gedigen kompetens och erfarenheter av förändringsarbetets olika komponenter inom såväl struktur, strategi och kultur. Det kompletterar våra egna kunskaper på ett bra sätt. De tillför det nödvändiga utifrån-och-in perspektivet, vägleder oss på ett metodiskt sätt och är tydliga med att det är vi som ”äger” vår egen förändring. Det innebär att vi också blir bättre rustade i att driva utveckling när Preera inte längre stöttar, avslutar Karin Åström Iko.

*CTT (Cultural Transformation Tool)