Pressmeddelande 2009-01-18  

ORDNING OCH REDA I ETT AV SVERIGES MEST KOMPLEXA SYSTEM

‐ Göteborgs Stad inför gemensam huvudbok med stöd av Preera

Skridskohyror på Ruddalen, dagisavgifter i Kärra‐Rödbo och sophämtningsavgifter i Örgryte. Detta är bara några av de 20 miljoner olika bokföringstransaktioner som varje år hanteras inom Göteborgs stads ekonomisystem. Hittills har detta skett i separata system och bokföringen har skiljt sig mellan varje stadsdels‐ eller fackförvaltning. Från och med årsskiftet införs en gemensam huvudbok för samtliga 42 förvaltningar. Därmed ökar överblickbarheten avsevärt samtidigt som kvaliteten i redovisningen blir bättre och effektiviteten ökar.

Kommunal ekonomi är det kanske mest komplexa som går att föra samman i ett och samma system. Det finns få företag med en liknande bredd på sin verksamhet. För en kommun av Göteborgs storlek blir också verksamheten mycket omfattande.

Göteborgs Stads ekonomisystem omfattar 21 fackförvaltningar och lika många stadsdelsförvaltningar. Därtill kommer ett stort antal kommunala bolag som inte ingår i systemet. Omsättningen inom förvaltningarna uppgår årligen till närmare 30 miljarder kronor, vilket gör Staden till den största lokala organisationen i regionen.

Hittills har varje förvaltning haft sitt sina egna system för bokföring med delvis olika bokföringskoder. För att få fram uppgifter på övergripande nivå har det inneburit att information från totalt 42 system måste samlas in. Dessutom har dessa 42 system varit kopplade till 52 andra system, vilket innebär ett nästan oöverblickbart antal kopplingspunkter.

‐ Genom att inför en gemensam huvudbok blir 42 system ett och vi får bättre överblick och kvalitet i våra siffror. En viktig fördel är att möjligheten till jämförelser mellan olika förvaltningar nu blir betydligt större, säger Peter Lönn som är ekonomidirektör på Göteborgs Stad och den som är ytterst ansvarig för införandet av den gemensamma huvudboken.

Arbetet med införandet av huvudboken inleddes våren 2007. Projektledare har varit det Göteborgsbaserade managementkonsultföretaget Preera. I en första fas inventerades befintliga system, konton och koder. Därefter sorterades materialet ut för att utifrån totalt 45 000 separata koder få fram 35 000 koder som är gemensamma för alla förvaltningar.

‐ Arbetet har hela tiden skett utifrån Preeras filosofi och arbetsmodell som bygger på delaktighet av de människor som arbetar i systemen. Under hela projektet har sammanlagt fem personer från Preera varit engagerade. Den stora delen av arbetet har skötts av personal från Göteborgs Stad, säger Magnus Staxäng, kundansvarig för Göteborgs Stad på Preera.

I början av projektet genomfördes fyra stora workshops som var och en omfattade cirka 100 personer från Göteborgs Stad. Därutöver har ytterligare ett stort antal workshops genomförts vars resultat legat till grund för den centrala arbetsgruppen på 7‐8 personer som drivit projektet framåt. Till detta har det funnits ett beslutsteam på fyra personer.

‐ Det är viktigt att arbetsgruppen främst består av människor som arbetar i och som kommer att arbeta i systemet. Det man inledningsvis eventuellt förlorar i tid och ordning, vägs med råge upp av att människors förståelse och engagemang stärks, vilket senare gör att implementeringen går snabbare och enklare, förklarar Magnus Staxäng.

Hittills har införandet av den gemensamma huvudboken gått helt enligt plan. Systemet var igång vid årsskiftet och därefter kommer de olika förvaltningarna att stegvis börja arbeta i det allteftersom bokslutet för 2008 färdigställs.

‐ Med ett så här omfattande projekt är det viktigt att projektledningen sköts och att uppsatta planer efterlevs. Preera har skött detta på ett mycket bra sätt och de har starkt bidragit till allting hittills gått som vi hade planerat, säger Peter Lönn.

Kontaktinformation:

Göteborgs Stad
Peter Lönn, Ekonomidirektör
Telefon: 031‐368 02 28
Mail: Den här e-postadressen är skyddad från spamrobotar, du måste ha Javascript aktiverat för att visa den

Preera
Magnus Staxäng, Managementkonsult
Telefon: 031‐750 90 46
Mail: Den här e-postadressen är skyddad från spamrobotar, du måste ha Javascript aktiverat för att visa den

Preera är ett nordiskt alternativ på managementkonsultmarknaden som arbetar med att förverkliga visioner, utveckla affärer och verksamheter tillsammans med sina kunder. Visionen är att genom den goda utvecklingsprocessen hjälpa företag och organisationer att göra skillnad på riktigt. Preera startade 1998 i Göteborg och har idag 34 managementkonsulter.

Ytterligare information om Preera finns på www.preera.se.

PREERA AB: ROSENLUNDSGATAN 3 411 20 GÖTEBORG
T: 031-750 90 00 | F: 031-750 90 99 | Den här e-postadressen är skyddad från spamrobotar, du måste ha Javascript aktiverat för att visa den | WWW.PREERA.SE