Bakgrund
Kunden är en affärsserviceenhet som tillhandahåller ekonomi- och redovisningstjänster för bolag inom en större mediakoncern. Koncernen har under det senaste året vuxit kraftigt genom förvärv av flera bolag, och kommer att fortsätta förändras och utvecklas. För att Affärsservice skall kunna tillhandahålla effektiva ekonomi- och redovisningstjänster till hela koncernen, med flera olika typer av verksamheter, fanns ett stort behov av att byta ekonomisystem och effektivisera processerna.

Uppdrag
PREERA fick uppdraget att hjälpa Affärsservice att skapa förutsättningar för en hög servicegrad och marknadsmässig prissättning genom upphandling av nytt ekonomisystem. Konkret innebär detta att leda arbetet med att ta fram och utreda verksamhetens behov, ta fram en kravspecifikation och upphandla ett nytt ekonomisystem.

Genomförande
PPEERA genomförde hela projektet tillsammans med berörd personal för att skapa en gemensam framtida målbild gällande förbättrade rutiner, processer, arbetssätt och önskvärt systemstöd.

Uppdraget inleddes med två workshops som samlade alla berörda personer i syfte att skapa en gemensam bild av uppdraget. Därefter formerades arbetsgrupper med uppdrag att kartlägga nuvarande rutiner, processer, arbetssätt och system. Under PREERA’s ledning arbetade grupperna fram en åtgärdsplan avseende rutiner, processer och arbetssätt och kom fram till ett antal prioriteringar avseende teknik och informationsbehov.

Utifrån definierad åtgärdsplan, gjorda prioriteringar av teknik såväl som informationsbehov och funktionalitet skapades en kravspecifikation med tillhörande User-Case som användes vid upphandling av det nya ekonomisystemet.

Utvalda systemleverantörer fick under PREERAs ledning genomföra systemvisningar anpassade till verksamhetens processer och de krav som PREERA tillsammans med Affärsservice formulerat. Utifrån visningarna togs ett relevant beslutsunderlag fram för val av leverantör.

Uppdraget är nu inne i sin slutfas och PREERAs stöd består i detta skede av stöd i de kommersiella förhandlingarna med den utvalda leverantören.

Varaktig effekt
Uppdraget pågår fortfarande men effekten förväntas bli:
• Högre grad av flexibilitet som gör att Affärsservice kan leva upp till de olika krav som koncernens bolag ställer.
• Förenklat arbetssätt och effektivisering av rutiner och processer.
• Kostnadseffektivitet, med låga driftskostnader.
• Förenklad administration och minskat beroende av systemleverantörens konsulter.