Förändrad, förenklad och mer automatiserad ägarrapportering för Din Bil Sverige AB

Din Bil Sverige AB är ett helägt dotterbolag till Porsche Holding GmbH vilket medför en månadsvis ekonomisk koncernrapportering till ägarbolaget. Din Bil önskade omarbeta sin rapporteringslösning i Hypergene för att förbättra kvaliteten och bli effektivare i rapporteringen. För att uppnå detta krävdes nya dimensioner i huvudboken, nya integrationer och förändrade affärsregler för översättning till moderbolagets rapporteringsbegrepp.

Din Bils ekonomimodell i huvudboken hade varit relativt oförändrad sedan införandet och rapporteringslösningen i Hypergene upplevdes som svårförvaltad, långsam och känslig. Dessutom innehöll lösningen affärsregler i Hypergene som var komplexa och uppbyggda på gamla krav som ägarna inte längre ställde på Din Bil. Då den gamla lösningen sedan införandet anpassats och vidareutvecklats var kunskapen kring lösningen inom Din Bil begränsad. Din Bil behövde få en bättre förståelse för helheten av lösningen och få stöd i att ta fram en ny stabil lösning som väsentligt minskade de manuella steg som genomfördes av Din Bils redovisningsavdelning i samband med den månadsvisa rapporteringen.

Preera fick förtroendet att ta rollen som projektets övergripande projektledare då vi tidigare stöttat Din Bil i flera andra projekt inom ekonomiområdet med goda resultat. Dessutom har Preera lång erfarenhet av att driva förändringsprojekt med kopplingar till berörda system som i det här fallet framförallt avsåg Hypergene, Din Bils ekonomisystem och dess försystem.

Uppdraget inleddes med att tillsammans med medarbetarna på Din Bil kartlägga vilken detaljeringsgrad som ägarbolaget verkligen krävde i samband med den ekonomiska koncernrapporteringen. Nästa steg var att klargöra vilka förändringar som behövde genomföras för att förenkla lösningen, med huvudfokus på att kraftigt minska de manuella stegen och skapa en mer transparent och mindre komplex lösning.

Genom att addera ytterligare dimensioner från försystemen till Din Bils ekonomisystem kunde affärsreglerna i Hypergene förenklas och vissa direktintegrationer mot Hypergene tas bort. Genom tät kontakt mellan Din Bil, Hypergene och Preera sattes nya rapporter upp i syfte att förenkla rapporteringen och bättre stödja medarbetarna i sina respektive uppföljningar.

Projektet resulterade i att Din Bil idag har en ny rapporteringslösning i Hypergene som de ser som avsevärt mycket bättre än den tidigare lösningen och som framförallt ger en bättre förståelse för ägarnas krav och den nya lösningens uppbyggnad.

Framgångsfaktorerna som Din Bil och Preera tillsammans identifierade i projektet var att skapa delaktighet med hög grad av involvering från de som ska använda lösningen och utföra koncernrapporteringen. Vidare blev det tydligt att täta uppföljningar bör genomföras mellan samtliga medlemmar av projektet, där modet att ifrågasätta tänkta lösningar bör uppmuntras för att säkerställa att den bästa lösningen verkligen tas fram.

Vår erfarenhet säger oss att för att få verklig effekt av en förändring räcker det inte att ta fram en lösning som fungerar rent tekniskt om de som ska utnyttja den inte är väl insatta i hur den fungerar och förstår vilket värde den kan ge. Detta är vi övertygade om att Din Bil idag har och kommer att fortsätta att ha i många år framöver.