Robotisering av ekonomiadministrativa processer
Vår kund, en kommun med 2 500 medarbetare, behövde möta utmaningen att växa som kommun utan att administration fick växa. Vi fick förtroendet att stötta dem i deras inledande resa kring robotisering.
Sedan några år hade all ekonomiadministration i kommunen centraliserats för att skapa effektivitet och säkerställa kvaliteten i de ekonomiska underlagen. Det hade med tiden emellertid blivit uppenbart att organisationsförändring som verktyg för att skapa ytterligare utrymme inte längre var en möjlig eller trovärdig väg framåt. Kommunen hade under flera år haft digitalisering som ett av de tydligaste målen i sina verksamhetsplaner, och sedan politiken meddelat att budgeten för kommande år inte skulle öka för de administrativa delarna framträdde både möjligheterna och kraven än skarpare.
Preeras uppdrag var att tillsammans med verksamheten identifiera och kartlägga processer lämpliga för robotisering. Utifrån en hypotes om att störst potential fanns inom tre utvalda områden kartlades deras respektive process på en övergripande nivå. Förbättringsförslag i nuvarande processer samt möjliga delmoment för robotisering identifierades. Tillsammans med medarbetarna analyserades de tre processerna utifrån en analysmodell tillhandahållen av Preera för att prioritera var kommunen skulle starta med robotisering. I nästa steg utvecklades och kartlades processerna i detalj tillsammans med de ansvariga medarbetarna för att få fram framtida arbetssätt. Utifrån analysen identifierades att nyttan med förändringen uppgick till en femtedels heltidstjänst.
Vår erfarenhet är att för att komma långt i sitt arbete med RPA bör man börja enkelt och testa för att lära och bygga förståelse för möjligheterna och begränsningarna med tekniken. Samtidigt behöver organisationen arbeta med att ta fram en plan för hur robotisering ska integreras med all verksamhetsutveckling i organisationen. Det behöver även skapas en tydlig koppling mellan utvecklingen och den övergripande strategin. Det är viktigt att lämna synsättet att det är ”en enskild insats” att arbeta med RPA, och istället se att det är ett genomgripande arbetssätt där vinsterna tillfaller verksamheten.
Att arbeta med hög delaktighet är även det en central framgångsfaktor för att lyckas med den här typen av förändring. Det är också nödvändigt att våga möta de frågor som uppstår i samband med den här typ av projekt, där den vanligaste frågan är ”kommer mitt arbete finnas kvar”? Bara genom att skapa engagemang för förändringen hos de som berörs kan den fulla potentialen nyttjas, både av tekniken och av medarbetarna.
