Tips på digitala verktyg

December är listornas månad. Året ska sammanfattas. Vilka är de viktigaste nyhetshändelserna 2016? Vilka är de mest streamade låtarna 2016? Och så vidare.

Vi på Preera har också gjort en lista, men istället för att fokusera på året som varit vill vi ge dig tips på hur du på ett lustfyllt sätt kan effektivisera ditt arbete i vardagen genom att använda olika digitala verktyg.

Vad?
Mentimeter är ett interaktivt verktyg för presentationer, seminarier och möten. Funktionen bygger på att presentatören anger en kod till åhörarna, som sedan kan rösta och ge synpunkter i telefonen på förutbestämda frågeställningar. Dessa frågeställningar kan visualiseras på många olika sätt. Exempelvis genom flervalsfrågor, öppna frågor, röstningar och ordmoln. Under presentationen och i takt med att frågorna besvaras kan åhörarna se resultatet i realtid. Inga installationer eller nedladdningar krävs. Verktyget bygger på en freemium-modell.

Varför?
Mentimeter är ett mycket uppskattat verktyg som erbjuder omedelbar respons och visualisering i realtid. Det finns inget behov av dokumentation eller administration eftersom resultaten sparas automatiskt på plattformen. Vi på Preera uppskattar verktyget då det skapar interaktivitet och medskapande på ett visuellt tilltalande sätt.

Vad?
Trello är ett aktivitetshanteringsprogram, i vilket man skapar tavlor där aktiviteter kan kategoriseras, listas och förflyttas på arbetstavlan. Den övergripande principen bygger på en Kanbanprincip ifrån TPS (Toyota Production Systems). Strukturen i verktyget består av rubriker som sedan innehåller listor (motsvarande uppgiftslistor). Listor innehåller kort (motsvarande uppgifter). Korten går sedan att flytta via en dra-och-släpp-applikation mellan listorna. Exempelvis skulle detta kunna spegla ett sekventiellt arbetsflöde likt en produktionslinje eller från idé till färdigt genomförande. Korten som användaren skapar kan tillskrivas kommentarer, bilagor och deadlines. Trello är kostnadsfritt och bland dess användare finns företag såsom Adobe, Pixar, Paypal och Google.

Varför?
Trello är väldigt enkelt och intuitivt. Det är flexibelt och visualiserar hantering av allt från projekt till privata checklistor. Ett skönt sätt att lämna post-it-lapparna på kontoret och använda en digital tavla istället!

Vad?
Asana är webbaserad programvara som fungerar som en plattform för att förbättra koordinering inom enskilda projekt. Verktyget utformades ursprungligen av en tidigare anställd på Facebook, som ville öka produktivitet inom projektledning. Varje projektgrupp kan skapa en arbetsyta, som sedermera innehåller specifika projekt och dess uppgifter. För varje uppgift som skapas kan användarna lägga till kommentarer, bilagor och notiser. Varje användare kan följa hur projektet fortskrider och får uppdateringar i sin Asanainkorg om förändringar och när uppgifter slutförs. Asana är kostnadsfritt för grupper upp till 15 personer och då får man tillgång till ett standardutbud av centrala funktioner i projektstyrning.

Varför?
Asana fokuserar på att låta projektdeltagare hantera projekt och uppgifter på nätet utan att  behöva ha tillgång till sin inkorg för den företagsknutna e-posten. Framförallt ska verktyget underlätta för att sortera bort och prioritera information kring projekt som är relevant för specifika användare. Vi på Preera tycker att verktyget är ett bra startpaket om du vill få en färdig uppbyggnad över hur du kan styra och interagera med projektmedarbetare.

Vad?
Slack är ett kommunikationsverktyg som sammanför och förgrenar informationsflödet mellan användare. Namnet slack är en akronym som står för  ”Searchable Log of All Conversation and Knowledge”. Funktionaliteten bygger på att meddelanden ska skickas utan att behöva använda e-post, facebookmeddelanden eller en grupp-SMS. Formatet på meddelandena kan antingen vara styrda till privata konversationer mellan användare eller i större grupper. Slack används av storföretag såsom Linkedin, Spotify och Nasa. Kommunikationsverktyget är kostnadsfritt och finns även att använda i app-format.

Varför?
Styrkan i verktyget kretsar framförallt kring att försöka samla alla medlemmar i ett projekt att kommunicera via samma kommunikationskanal. Har du någonsin sökt din inkorg för att finna en bilaga eller specifik information djupt begraven i en lång konversation med en kollega? Då kanske Slack är värt att testa eftersom det erbjuder ett mer optimerat och användarvänlig sätt som hjälper dig spara tid i uppsökandet.

Vad?
Surveymonkey är en webbaserad enkätlösning som erbjuder ett digitalt verktyg för hela processen från att skapa en enkät, samla in åsikter och sedan analysera svaren ifrån frågeformuläret. I verktyget ryms det färdiga mallar för bland annat marknadsföringsenkäter och opinionsundersökningar. Vill du utforma en egen enkät går det att välja mellan en stor variation av frågetyper. Exempelvis öppna frågor, flervalsfrågor, matrisfrågor och skalor. Surveymonkey använder sig av en freemium-modell. Det är kostnadsfritt att skapa ett konto och det går då utforma begränsad enkät på 10 frågor. För mer avancerat utbud tillkommer en kostnad.

Varför?
Surveymonkey är smidigt och skräddarsytt för att skapa en enkätmetodologi som passar just användarens behov. Vi på Preera använder Surveymonkey i flera olika sammanhang och uppskattar dess smidighet.